Оставьте свои данные
Мы скоро позвоним и ответим на любые вопросы
Номер телефона
Как к Вам обращаться

Учёт работников, перешедших на дистанционный формат работы в «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3.1)

31-июль-2020
Статья расскажет о разработанной экспертами Механики Бизнеса подсистеме учёта удалённых сотрудников для программы «1С:Зарплата и Управление персоналом 8» (ред. 3.1).
В последнее время в кадровом учёте организаций, работающих в различных сферах деятельности, активно развивается практика приёма работников с исполнением должностных обязанностей дистанционно (удалённо). При этом, как показал опыт, данная практика может являться не только и не столько вынужденной мерой, но также несёт в себе ряд преимуществ, как для работодателей, так и для работников:

  • Работодатель – экономия средств и ресурсов в части аренды рабочих помещений и организации постоянных технически оснащённых рабочих мест, а также уменьшение прочих офисных расходов. Кроме того – перспектива полноценного сотрудничества по трудовому договору со специалистами из других регионов.
Команда
  • Работник – экономия времени и средств на дорогу до/от рабочего места, а также возможность более эффективно выполнять работу, требующую повышенной концентрации на выполняемых задачах, не отвлекаясь на неизбежный офисный шум (к примеру – разработчики в IT-сфере, аналитики, «творческие» специалисты и так далее).

Современные технические средства и каналы коммуникации, а также инструменты по мониторингу и контролю рабочего времени обеспечивают полноценное дистанционное управление и взаимодействие с работником без перерывов в производственном процессе последнего.

При этом, наличие в штате одновременно как сотрудников, постоянно выполняющих обязанности удалённо, так и сотрудников, работающих в офисе на территории работодателя, может требовать дополнительного учёта штата сотрудников в разрезе форматов работы, а также учёта факта перехода из одного формата в другой, что, в свою очередь, накладывает дополнительные требования к автоматизированной системе ведения кадрового учёта и управления персоналом.

Решение от компании Механика Бизнеса

В качестве основы для разработки подсистемы учёта удалённых сотрудников был выбран программный продукт «1С:Зарплата и Управление персоналом 8» (ред. 3.1).

В типовой функциональности указанного программного продукта возможность учёта режима работы сотрудника ограничивается возможностью заполнения текстового поля в документе «Приём на работу». Значения этого поля могут быть использованы исключительно при печати трудового договора.

В программе «1С:Зарплата и Управление персоналом 8» (ред. 3.1) мы разработали необходимый инструментарий, позволяющий работать с информацией о режиме работы, как с полноценным разрезом кадровой истории сотрудника.

В первую очередь это признак «Режим работы» в кадровых документах, изменяющих состояние работников, таких как «Приём на работу», «Кадровый перевод» и «Кадровый перевод списком» (см. Рис.1 и Рис.2).
Кадровый перевод
Рис.1. «Кадровый перевод»
Рис.2. «Приём на работу»
Приём на работу
Регистр сведений «Формат работы сотрудников»
Рис.3. Регистр сведений «Формат работы сотрудников»
Отчёт «Реестр сотрудников, работающих удалённо»
Рис.4. Отчёт «Реестр сотрудников, работающих удалённо»
При проведении указанных документов информация о режиме работы фиксируется в отдельном регистре. В результате, с одной стороны, появляется возможность работы с вышеуказанным признаком, как с прочими характеристиками занятости работника (такими, как «Должность», «График работы» и т.д.). С другой стороны, не нарушается структура метаданных основной конфигурации, что не приводит к усложнению процесса обновления (см. Рис.3).
Для целей анализа списка работников, работающих дистанционно на выбранную дату, предусмотрен отдельный отчёт (см. Рис.4).
Помимо этого, при необходимости, информация о режиме работы может быть выведена в печатные формы. В качестве шаблонов для разработки печатных форм могут быть приняты как формы первичных учётных документов, утверждённых законодательством (Т-1 и Т-5), так и формы, утверждённые локальными нормативными актами (Трудовой договор, дополнительное соглашение) (см. Рис.5).
Шаблоны для разработки печатных форм
Рис.5. Шаблоны для разработки печатных форм
Также признак «Режим работы» может быть объединён с прочими характеристиками работы сотрудников в типовых отчётах (см. Рис.6).
Отчёт «Штатные сотрудники»
Рис.6. Отчёт «Штатные сотрудники»
Комплекс вышеуказанных доработок позволяет решать следующие учётные задачи:

– анализ и контроль режима работы сотрудников;
– печать необходимого комплекта документов, регламентирующих отношения с работником, работающим удалённо;
– планирование внутренних мероприятий, исходя из численности сотрудников, выполняющих свои обязанности на территории работодателя (например, обеспечение рабочих мест, офисные расходы и т.д.).
Все вышеописанные доработки базового функционала по кадровому учёту в «1С:Зарплата и Управление персоналом 8» (ред. 3.1) реализуются с помощью механизма расширений и не требуют в дальнейшем затрат на их поддержку при обновлении программы.
Владимир Зимовец
Старший консультант