Оставьте свои данные
Мы скоро позвоним и ответим на любые вопросы
Номер телефона
Как к Вам обращаться

Рассылка расчётных листков

08-июль-2020
В Трудовом кодексе указано, что информирование работников должно выполняться в письменной форме. Но выбор метода доставки расчётного листка (распечатанными на бумаге или направленными в электронном виде) остаётся за работодателем. Работодатель должен самостоятельно выбрать и закрепить в локальных нормативных актах способ информирования сотрудников (Письмо Минтруда от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560 «Об электронных расчётных листках»).
Рис.1. Отчёт «Расчётный листок»
При выборе любого из способов информирования работодателю следует обратить особое внимание, что расчётный листок содержит персональные данные (ПДн) физических лиц и обращаться с ним следует с учётом требований законодательства по защите персональных данных.
Рис.1. Отчёт «Расчётный листок»

Информирование по электронной почте

Анна Караваева
Если работодатель выбирает способ информирования по электронной почте, он может сделать это, используя механизм рассылок. Этот механизм встроен в систему «1С:Зарплата и кадры» (см. Рис.2), и потратив некоторое время, расчётчик (либо другое ответственное лицо) может направить расчётные листки сотрудникам на e-mail.
Рис.2. Механизм рассылок в системе «1С:Зарплата и кадры»
Рис.2. Механизм рассылок в системе «1С:Зарплата и кадры»

Недостатки метода

С точки зрения безопасности ПДн, использование встроенного механизма рассылок применимо только в случае, когда рассылка выполняется в рамках защищённой почтовой сети организации. Если рассылка выполняется через открытые каналы связи, это является нарушением требований работы с ПДн.

В организациях адреса на внутреннем защищённом почтовом сервере имеют, как правило, только сотрудники административного персонала, а сотрудникам рабочих профессий рассылка выполняется на личные адреса, принадлежащие публичным почтовым серверам.

Согласно требованиям по работе с ПДн для обеспечения защиты персональных данных при передаче по каналам связи, выходящим за границы защищённого контура может применяться шифрование вложений (расчётных листков). В качестве средства шифрования может использоваться архиватор с установлением пароля на созданный архив.

Упомянутый выше механизм рассылок позволяет создавать запалённые архивы, но на все рассылаемые файлы будет установлен одинаковый пароль, заданный расчётчиком при настройке рассылки. Данное решение нельзя назвать безопасным, кроме того встаёт вопрос о передаче пароля получателям писем.

Также механизм формирования списка получателей писем не совсем удобен: списки заполняются по физическим лицам вручную, без использования возможности подбора работающих сотрудников.
Анна Караваева
Старший консультант

Решение от компании Механика Бизнеса

Компания Механика Бизнеса разработала механизм, встраиваемый в систему «1С:Зарплата и управление персоналом 8».
Решение позволяет упростить работу расчётчика с рассылкой расчётных листков и реализовать такую рассылку в соответствии с требованиями по информационной безопасности.
Разработанная подсистема даёт возможность использовать для шифрования как встроенный, так и внешний архиватор (установленный на сервере).

Для создания списка рассылки расчётчику предлагается использовать отдельный документ, позволяющий формировать актуальные в момент рассылки списки получателей. Механизм заполнения списков сотрудников удобен и позволяет без затруднений формировать актуальные списки получателей доходов.

После формирования списков для рассылки система в фоновом режиме выполняет рассылку расчётных листков. Каждому сотруднику направляется его расчётный листок в архиве, защищённом паролем. Пароль генерируется для каждого письма каждому сотруднику индивидуально. Отправка сгенерированного пароля выполняется отдельным письмом. Таким образом, перехват отдельного письма не позволит получить доступ к ПДн сотрудников.

Возможные сбои в работе сетевого оборудования и почтового сервера в момент рассылки не означают, что сотрудник не получит расчётный листок. При использовании стандартного механизма рассылки, если в момент отправки происходит сбой соединения, сообщение не будет отправлено получателю. Данные ситуации отследить сложно в связи с отсутствием отчётов о результатах рассылок.

При использовании разработанной Механикой Бизнеса подсистемы отправка по каждому получателю будет выполняться до тех пор, пока система не получит сообщение о том, что письмо отправлено успешно.

Таким образом, разработанная подсистема развивает стандартный механизм программного продукта «1С:Зарплата и управление персоналом 8» и позволяет:

  1. Точно, удобно и наглядно формировать списки рассылки для специалиста по расчёту заработной платы;
  2. Формировать защищённое почтовое сообщение в соответствии с требованиями по работе с ПДн;
  3. Контролировать процесс отправки и гарантировать доставку сообщения получателю.
Согласно трудовому законодательству Российской Федерации (ст. 136 ТК РФ) на работодателя возложена обязанность информировать своих сотрудников о начисленной им заработной плате. Традиционно формой уведомления является расчётный листок. В системе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» эта форма реализована с помощью одноимённого отчёта, расположенного в блоке отчётов по заработной плате (см. Рис.1).